asistente administrativo que preste apoyo al departamento administración para garantizar el buen funcionamiento diario. Esto incluye comunicación cruzada entre departamentos, trabajo administrativo y tareas de asistente.ResponsabilidadesGestión de tareas de oficina como la elaboración de reportes, archivo, reordenación de suministros, presentaciones y preparación de reuniones.Asistir a las reuniones para levantar acta.Mantener una comunicación profesional y educada por correo electrónico, correo postal y teléfono.Responder a las llamadas telefónicas y desviar a las personas que llaman a la persona adecuada.Anticiparse a cualquier necesidad para garantizar una experiencia positiva y sin contratiempos.Prestar apoyo en tiempo real concertando citas y evitando conflictos.Realizar tareas generales de oficina, como pedir suministros, mantener sistemas de bases de datos de gestión de registros y llevar una contabilidad básica.Recibir a los visitantes o a las personas que llaman y determinar si se les debe dar acceso a personas concretas. Gestionar los preparativos del viaje, como la reserva de vuelos y coches, y las reservas de restaurantes y hoteles.Utilizar ordenadores para generar documentos, reordenar suministros, tomar notas de reuniones y crear presentaciones.Realizar investigaciones, recopilar datos y preparar documentos para su examen y presentación por ejecutivos, comités y consejos de administración.Preparar facturas, reportes, memorandos, cartas, estados financieros y otros documentos, utilizando programas de tratamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos o presentaciones.Leer y analizar los memorandos, envíos y reportes entrantes para determinar su importancia y planificar su distribución.Pueden asignársele otras funciones.RequisitosBachillerato o equivalenteSe valorarán las cualificaciones adicionalesMás de 1 año de experiencia administrativaDominio de Microsoft OfficeBuena capacidad de organizaciónBuenas habilidades interpersonales, deseo de ser proactivo y personalidad accesible.Capacidad para prestar toda su atención a lo que dicen los demás y buscar activamente formas de ayudarles.Capacidad para ajustar las acciones en relación con las actividades de los demás y gestionar el tiempo propio y el de los demás.
