Office Manager - Reiseadministration (All Genders)

Das Fraunhofer-Institut für Angewandte und Integrierte Sicherheit AISEC mit Hauptsitz in Garching bei München und Standorten in Berlin und Weiden begleitet mit international anerkannter Spitzenforschung die digitalen Transformationsprozesse in Schlüsselbranchen wie der Automobilindustrie, dem Maschinenbau, der Luftfahrt oder auch der Medizin. Als erfolgreich etabliertes und stark wachsendes Institut sind wir immer auf der Suche nach hoch motivierten Köpfen in allen Bereich der IT-Sicherheit.
Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das sich in der Verwaltung mit dem Thema Reise befasst und durch diese Tätigkeiten die Prozesse und Projekte der wissenschaftlichen Mitarbeitenden maßgeblich unterstützt.
Hier sorgen Sie für Veränderung
Vorbereitung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen (In- und Ausland) für unsere Mitarbeitenden im Tool SAP Concur
Ansprechpartner*in für alle Fragen rund um die Dienstreise unter Beachtung und Anwendung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG)
Unterstützung bei der Reiseplanung und Buchung aller Reisemittel sowie Unterkünfte (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotel usw.)
Unterstützung der Reisenden bei der Erstellung ihrer Reisekostenabrechnung und Abrechnung der Dienstreisen nach den geltendengesetzlichen Bestimmungen
Erledigung administrativer Aufgaben (z.B. Berechnung der Bahncard-Amortisation)
Übernahme allgemeiner Verwaltungstätigkeiten (Assistenztätigkeiten, Koordination von Veranstaltungen und Terminen)
Hiermit bringen Sie sich ein
Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Tourismuskaufmann/-frau oder eine ähnliche kaufmännische Ausbildung
Idealerweise erste Erfahrung in der Anwendung des Bundesreisekostengesetzes
Routine mit MS-Office-Programmen und bestenfalls Kenntnisse in SAP
Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ein freundliches und souveränes Auftreten sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
Konzentrationsfähigkeit auch in herausfordernden Situationen, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
Englischkenntnisse
Was wir für Sie bereithalten
Einen eigenverantwortlichen, vielfältigen Aufgabenbereich mit einem hohen Maß an Selbständigkeit in einem äußerst kollegialen Umfeld
Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens (bis zu 60 Prozent)
Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch fachspezifische Weiterbildungsmaßnahmen
Ein modernes und innovatives Arbeitsumfeld in einer führenden Forschungseinrichtung
Umfangreiche Zusatzleistungen wie betriebliche Altersversorgung (VBL) und Bezuschussung des Deutschland-Jobtickets
Wir laden Sie ein, sich ein Bild von unserem Institut zu machen. Besuchen Sie uns auf unserer
Homepage
und lernen Sie Ihre Chancen und Möglichkeiten auf unserem Blog kennen.
Mehr Informationen über die Aktivitäten des Fraunhofer AISEC erhalten Sie hier:
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Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren. Die Stelle ist zunächst befristet, eine längere Zusammenarbeit wird grundsätzlich angestrebt.
Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.
Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied! Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich und sagen Ihnen, wie es weitergeht.
Fragen zu dieser Position beantwortet Ihnen gerne:
Martina Volke
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Verwaltungsleitung
Fraunhofer-Institut für Angewandte und Integrierte Sicherheit AISEC
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Bewerbungsfrist:
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