Secretaria Ejecutiva

un secretario ejecutivo competente para apoyar a altos directivos en nuestra compañía.
Serás quien organice y mantenga la agenda del ejecutivo y le ayude realizando una variedad de tareas administrativas.Los secretarios ejecutivos deben ser profesionales rápidos con excelentes habilidades para realizar varias tareas a la vez y para gestionar el tiempo.
Gracias a la diligencia y la competencia de los secretarios ejecutivos en su trabajo, los ejecutivos pueden centrarse en sus responsabilidades directivas sin preocuparse de otras tareas.El objetivo es contribuir a la eficiencia de la empresa en general asegurándote de que llevas a cabo todos los deberes administrativos que te sean asignados de una manera puntual y eficiente.
Responsabilidades

Mantener la agenda del ejecutivo y asistir en la planificación de citas, reuniones del consejo, conferencias, etc.
Asistir a reuniones y escribir actas
Recibir y filtrar llamadas telefónicas así como pasarlas cuando corresponda
Gestionar y priorizar toda la correspondencia de salida y entrada (email, cartas, paquetes, etc.)
Organizar los viajes de los ejecutivos
Manejar documentos confidenciales asegurándote de que permanecen a salvo
Preparar facturas y estados financieros y proporcionar asistencia en la contabilidad
Controlar los suministros de oficina y negociar los términos con los proveedores para garantizar los pedidos más rentables
Mantener registros electrónicos y en papel asegurándote de que la información está organizada y se puede acceder a ella con facilidad
Llevar a cabo investigaciones y preparar las presentaciones o los informes que se le asignen