Sexo: Masculino
Edad: 22 hasta 30 años
Para trabajar en la refinería de Esmeraldas
Educación: Bachillerato/ Técnico en contabilidad y administración
Sueldo: 600 dólares.
Experiencia: Mínimo 1 año en puesto de contabilidad y administración.
INDISPENSABLE: Licencia de conducir
Funciones:
Coordinar, coadyuvar a las disposiciones impartidas por Gerencia Administrativa y hacer el seguimiento a las acciones administrativas en los trabajos realizados en la provincia de Esmeraldas.
• Canalizar los requerimientos de la Gerencia Administrativa y de la provincia de Esmeraldas a las áreas competentes con la fundamentación necesaria para su cabal cumplimiento.
• Mantener informada al área administrativa central sobre todo acontecimiento administrativo que se presente en los trabajos realizados en la provincia de Esmeraldas.
• Canalizar los requerimientos de Esmeraldas a las áreas competentes con la fundamentación necesaria para su cabal cumplimiento, previa autorización.
• Preparar, tramitar y archivar secuencialmente la documentación generada en el campo (oficios, cartas y documentos en general).
• Organizar secuencialmente y controlar el archivo de comunicaciones externas generadas y/o receptadas en Esmeraldas.
• Elaborar Acta de Reunión de trabajo cuando se efectúen éstas en la provincia de Esmeraldas, consignado previamente las firmas y demás datos en el Registro de Asistencia.
• Organizar y controlar el archivo de documentación administrativa y demás de su competencia.
• Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales de la compañía.
• Asistir y coadyuvar al personal de la empresa en Esmeraldas en lo requerido para el normal funcionamiento.
• Registrar y mantener un control del estado de los certificados y permisos de funcionamiento de la compañía actualizados en la provincia de Esmeraldas e informar sobre este particular a Gerencia Administrativa.
• Llevar el registro de actualización de requisitos para la obtención de certificados y otros trámites correspondientes a la locación del Cliente (Refinería Estatal de Esmeraldas) e informar a Gerencia Administrativa.
• Revisar e informar sobre la vigencia de las matrículas, SOAT y revisión de los vehículos asignados a Esmeraldas.
• Recibir, clasificar, tramitar y enviar la correspondencia y documentación diversa recibida en Esmeraldas.
• Coordinar con los responsables de las diferentes áreas la entrega y despacho de la correspondencia.
• Coordinar los envíos de encomiendas.
• Coordinar la funciones y actividades de mensajería, tales como: entrega y distribución documentos, ir a bancos, proveedores, trámites, etc.
• Atender a las visitas en las oficinas de Esmeraldas de acuerdo a las normas de cortesía establecidas.
• Velar por el orden, asepsia y buena presentación de las oficinas de Esmeraldas y sus alrededores.
• Reportar daños en las oficinas de Esmeraldas y coordinar la reparación de los mismos luego de la respectiva autorización.
• Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Controlar y mantener los suministros de oficina, cafetería, limpieza y realizar el pedido de materiales.
• Manejar Caja Chica de Esmeraldas verificando facturas y emitir su respectivo reporte oportunamente para reposición de fondos.
• Brindar apoyo al personal de BIOCENTRIC en lo requerido para el correcto funcionamiento de la empresa.
• Emitir Órdenes de Servicio a contratistas de acuerdo a requerimiento del área solicitante y previa aprobación de Gerencia de Operaciones y llevar un control secuencial de sus registros.
• Controlar el consumo de alimentación diario y realizar el respectivo reporte mensual.
• Realizar toma física de inventario de oficina cada fin de mes y/o cuando sea requerido, manteniendo la estructura comercial de acuerdo a los códigos de barra respectivos y enviarlo a administración.
• Ingresar al sistema de inventarios de bodega los materiales, herramientas y equipos conforme a la Entrega Recepción de Órdenes de Compra e informar sobre ésta a Compras. Reportar cualquier anomalía.
• Realizar cualquier otra tarea afín que le sea encomendada y/o asignada.
• Realizar y enviar un reporte diario de actividades a Gerencia Administrativa.
• Apoyar en la implementación y mejora continua del Sistema de Gestión Integrado.
• Colaborar y brindar toda la información necesaria antes, durante y después de toda auditoría.
• Trabajar con total apego a los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión.
